Kleinunternehmer-Rechnung: ohne Umsatzsteuer, aber nicht ohne Struktur
Kleinunternehmer-Rechnungen wirken auf den ersten Blick einfacher, weil keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. In der Praxis passieren gerade dort viele Fehler: ein vergessener Steuerhinweis, ein alter Preistext mit "zzgl. MwSt." oder eine Vorlage, die noch für Regelbesteuerung gedacht war.
30.04.2026
8 Min. Lesezeit
Kurzfassung
Nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze brauchen einen klaren Hinweis auf die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung.
Umsatzsteuer sollte nicht ausgewiesen werden, wenn die Kleinunternehmerregelung angewendet wird.
Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können.
Der Hinweis ist kein Schmucktext
Der Satz zur Kleinunternehmerregelung gehört nicht irgendwo in eine E-Mail, sondern auf die Rechnung. Er erklärt, warum kein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen wird. Formulierungen können je nach Betrieb variieren; wichtig ist, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG eindeutig erkennbar ist.
Ein Beispiel für einen sachlichen Hinweis ist: "Aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Stimmen Sie konkrete Formulierungen bei Unsicherheit mit Ihrer Steuerberatung ab, besonders wenn Sie Sonderfälle oder Auslandsleistungen abrechnen.
Vorlagen können alte Steuerlogik mitschleppen
Wenn ein Unternehmen zur Kleinunternehmerregelung wechselt oder aus ihr herauswächst, sind alte Vorlagen riskant. Ein einzelner Positionstext wie "inkl. 19 % MwSt." kann widersprüchlich wirken, selbst wenn die Summen rechnerisch ohne Steuer erstellt wurden.
Prüfen Sie deshalb Positionen, Einleitungstexte und Fußzeilen gemeinsam. Eine Kleinunternehmer-Rechnung sollte nicht nur rechnerisch, sondern auch sprachlich ohne Umsatzsteuerausweis funktionieren.
Grenzen und Status nicht im Tool erraten
Die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung haben sich geändert. Stand April 2026 nennt § 19 UStG unter anderem 25.000 Euro für das vorangegangene Kalenderjahr und 100.000 Euro für das laufende Kalenderjahr. Ob Sie die Regelung anwenden dürfen, ist aber eine steuerliche Statusfrage, keine reine Rechnungsformatfrage.
InvoiceSafe kann helfen, eine Rechnung formal konsistent zu schreiben. Die Entscheidung, ob Kleinunternehmerregelung, Regelbesteuerung oder ein Sonderfall greift, gehört in die steuerliche Prüfung.
E-Rechnung bleibt ein Thema
Das BMF weist darauf hin, dass Kleinunternehmer zwar von der Ausstellungspflicht für E-Rechnungen ausgenommen sein können, aber dennoch E-Rechnungen empfangen können müssen. Für den Alltag heißt das: Auch ohne Umsatzsteuer sollten Sie strukturierte Rechnungen lesen und ablegen können.
Wer freiwillig strukturierte Formate nutzt, sollte besonders darauf achten, dass die Steuerbefreiung nicht nur im sichtbaren PDF-Text steht, sondern auch in den Rechnungsdaten korrekt abgebildet wird.
Kleinunternehmer-Rechnung prüfen
Kein Umsatzsteuerbetrag und kein alter MwSt.-Text in Positionen.
Hinweis auf Steuerbefreiung nach § 19 UStG enthalten.
Vollständige Namen und Anschriften von Leistendem und Empfänger.
Steuernummer, USt-IdNr. oder relevante Identifikationsnummer gepflegt.
Vorlagen nach Statuswechsel neu kontrolliert.