E-Rechnung 2025 bis 2027: was jetzt praktisch zu tun ist
Die E-Rechnung ist kein einzelner Stichtag, nach dem plötzlich alles anders läuft. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln, aber für die Ausstellung gibt es Übergangsfristen. Genau deshalb lohnt sich ein ruhiger Plan: Empfang heute sicherstellen, Stammdaten bereinigen und den Export Schritt für Schritt auf strukturierte Formate vorbereiten.
30.04.2026
9 Min. Lesezeit
Kurzfassung
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen ausstellen.
Bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Ausstellungs-Übergangsfrist bis Ende 2027.
Empfangen ist nicht dasselbe wie ausstellen
Viele Verwirrungen entstehen, weil Empfang und Ausstellung vermischt werden. Für den Empfang einer E-Rechnung gibt es seit dem 1. Januar 2025 keine vergleichbare Übergangsfrist. Praktisch heißt das: Ein Unternehmen sollte eine E-Rechnung annehmen, speichern und lesbar machen können. Laut BMF reicht für den Empfang bereits ein E-Mail-Postfach.
Das bedeutet aber nicht, dass jedes kleine Unternehmen sofort alle eigenen Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD verschicken muss. Für die Ausstellung greifen Übergangsregelungen. Diese Zeit sollte man nicht als Aufschub zum Nichtstun nutzen, sondern als Testphase mit echten Rechnungen.
Die Fristen in einfachen Worten
Für Umsätze im Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen. Papier ist in diesem Zeitraum umsatzsteuerlich zulässig. Ein einfaches PDF per E-Mail braucht wie bisher das Einvernehmen des Empfängers.
Hat der Rechnungsaussteller im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt, kann diese Möglichkeit für nach dem 31. Dezember 2026 ausgeführte Umsätze noch bis Ende 2027 gelten. Danach ist bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen regelmäßig eine E-Rechnung auszustellen.
Was Sie jetzt schon vorbereiten sollten
Die größte Arbeit steckt nicht im Klick auf "Exportieren", sondern in den Daten davor. Ein strukturierter Export braucht saubere Namen, Anschriften, Steuersignale, Zahlungsdaten, Leistungszeiträume und Referenzen. Wenn diese Informationen nur im Kopf oder in alten E-Mails liegen, wird die Umstellung später mühsam.
Beginnen Sie mit einem einfachen Test: Erstellen Sie eine echte Rechnung wie gewohnt, exportieren Sie zusätzlich ein strukturiertes Format und prüfen Sie, ob die Summen, Steuersätze und Referenzen stimmen. So fallen Lücken auf, bevor ein Kunde darauf angewiesen ist.
B2B, B2G und Leitweg-ID auseinanderhalten
Eine Leitweg-ID ist im B2B-Bereich grundsätzlich nicht erforderlich. Sie gehört vor allem in den B2G-Kontext, also Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Manche Softwarefelder verlangen trotzdem eine Buyer Reference; im B2B kann je nach Fall eine interne Referenz oder ein Platzhalter ausreichen, wenn der Empfänger keine Vorgabe macht.
Fragen Sie neue Auftraggeber deshalb konkret: Welches Format wird erwartet, gibt es eine Bestellnummer, eine Leitweg-ID oder eine andere Referenz? Diese Frage spart später mehr Zeit als jede nachträgliche Korrektur.
Umstellungsplan für kleine Teams
E-Mail-Postfach und Ablage für eingehende E-Rechnungen festlegen.
Kunden nach Formatwünschen und Referenzen fragen.
Firmen- und Kundendaten auf Vollständigkeit prüfen.
Ein bis zwei echte Rechnungen testweise als XRechnung oder ZUGFeRD exportieren.
Interne Regel notieren: wann PDF reicht und wann strukturierter Export genutzt wird.